キントーン導入失敗後にやって良かった、動画マニュアル作成

2022年3月7日2024年5月12日

キントーン kintone導入がうまくいかない原因は色々あると思います。私が導入に最初失敗した原因は「操作方法がわからない」

操作方法がわからない→怖い→利用しない

この流れで、新しいツールを導入しても利用ユーザーの広がりを得られませんでした。そこで操作方法を動画にすることで、利用ユーザーを増やすことができた話を書いてみます。

ログインはしたけどキントーンは触らない人多数

kintoneにログインはする。しかし、操作しない。怖いから

説明会はやった
操作方法のマニュアルも作った

それだけでは足りない。自分自身がここがポイントだと思っていても、他者は違う。操作ログを見ても他のメンバーは触っていない。

Excelの運用からkintoneに移行すると決まっても、レコードが増えない。当然ですよね、初回ログイン以降使っていないから。

とりあえず、「わからないことがあれば連絡してね」と各ユーザーに声をかけていく。一部使うようになってきたけど、使う人と使わない人にどんどん差が出てくる。立ち止まって考えてみました。

キントーンを使わないのか、使えないのか

敢えて使わないのか、それとも何かが理由で使えないのか？答えは後者でした。

最初の勉強会から時間も経って、今更わからないって聞きにくくて・・・

わからない点を聞いてみると、既に他のメンバーから聞かれた内容がほとんどでした。

１対１でやりとりをしていると、どうしても同じ回答を何度もするケースが増えてきます。

使っていくと不明点があがってくる。キンボウズに聞けば答えてくれる。まずこの流れでうまれる情報を共有することにしました。

キントーン情報共有と自信アップ作戦

キントーン質問アプリ作成

わからないポイントを聞けるようにキントーン質問アプリを作りました。

誰かが聞いた内容を見て、「こんなことも聞いていいんだ」「これ聞きたかった内容」

質問した内容を他のメンバーに共有することに抵抗感がある人もいました。そこで、閲覧対象を宛先のみにする。これで、質問者と回答者（自分）しか質問内容を確認できない。

回答後、こんな質問もあったよ〜って匿名で共有するようにしました。

テキスト説明＋動画でキントーンをもっと知る

テキストだけでは伝わらないこともでてきて、直接担当者に画面を見せて説明することも増えてきました。またまた１体１での情報共有ですね。

これはまずい・・・

「説明動画を作ってしまえばいい！！」

PC画面をキャプチャー録画して、最初は音声なしでキントーンの添付ファイルで保存して共有しました。すぐにキントーンの添付ファイルを利用する方法はやめました。1人5GBという貴重な空き容量がすぐに埋まってしまったからです。

【kintone容量落とし穴】kintone変更履歴で添付ファイルデータのバックアップ

少し調べて、YouTube限定公開にしてリンクをkintone内で共有するようにしました。

一覧と詳細画面で編集ボタンのレイアウトは少し違う
再利用とアクションの違い
ルックアップのやり方
関連レコードってなに？
ラベルはこうして使うと便利

その後、YouTubeからVimeoに保存先を変更。

最近はZoomとVimeoをVimeo – all-in-one video hosting and collaborationでで連携。Zoom録画データを自動的にVimeoに保存しています。デフォルトで非公開になるようにしておき、必要時パスワード共有してリンクとパスワードをキントーンアプリに登録。

動画だと、どれだけ見ているのか数がとれるのでニーズ調査が簡単にできました。

まだキントーンは使っていないけど、どんなことができるのか知りたい。

興味を持った人の後押しができるように、契約していたトヨクモのkViewerを使い、キントーン内に保存している動画のリンクやパスワードをキントーンユーザー以外の職員が確認できるようにもしました。これで結構ユーザー追加依頼が増えた気がします。