kintoneはレコード変更履歴を残せる 簡単履歴確認方法
kintoneを利用して、1つの情報を複数名や複数のグループで共有することが出来ます。
Aさんのデータを複数名が共有した場合に、
- 誰がどの項目を変更したのか？
- 誰が削除したのか？
- 情報はいつ変更されたのか？
そういった事項について確認したい場合、スペースを活用して参加者に誰が更新したのか、削除したのか聞きま・・・せんよね？いちいち聞くのは面倒ですから、レコードの内容を変更したアカウントと変更した時間の確認方法を書いてみます。
kintoneにはレコード変更履歴って機能があるんです
kintoneの変更履歴を確認する方法
kintoneのレコード内の情報を変更した際、どこから確認をするのか？
下の画像の赤枠で囲んでいるアイコン「変更履歴」アイコンを押すことで開いているレコードの変更履歴を確認することが出来ます。
「変更履歴」アイコンをクリックすると、以下の様に変更箇所や変更した時間を確認することが出来ます。
変更箇所を表示する をクリックすれば変更された箇所に色が付き、確認しやすくなります。
この機能を利用することで
- 誰がどの項目を変更したのか？
- 誰が削除したのか？
- 情報はいつ変更されたのか？
という疑問点はワンクリックで解決することが出来ます。
＊極稀に1つのアカウントを複数名で利用しているケースもあると聞いていますが、アカウントごとにしか変更履歴は確認できません。
【kintone容量落とし穴】kintone変更履歴で添付ファイルデータのバックアップ→kintone容量圧迫問題
kintoneの変更履歴を表示したくない
さて、kintoneの情報を変更するたびに履歴が残るのは非常に便利ですが
- 変更履歴を残す必要がない
- 変更履歴を一括削除したい
そういった場合も対象方法はあります。アプリの設定→設定タブ→高度な設定に進みます
そして、高度な設定のレコード変更履歴「レコードの変更履歴を記録する」に通常はチェックが入っています。
このチェックを外すとレコードの変更履歴は記録されなくなりますが、過去の変更履歴も削除されますので注意が必要です。
kintone変更履歴は容量を消費するので、注意が必要
kintoneは１ユーザー増えるごとに５GBの容量が与えられます。１人５GBではなく、ドメインで共有できる容量という考え方ですね。kintoneの変更履歴を有効にしていると与えられた容量を使用します。
APIを使用してレコードを頻繁に更新する場合、変更履歴で使用する容量が増大する可能性があるので、変更履歴を無効にすることをkintoneヘルプでは推奨されています。
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