デイサービスをキントーンで業務改善 データベース作成
前回デイサービスアプリ基本編で、デイサービスの申し込みや利用中の登録数の管理を行うアプリテンプレートについて書かせていただきました。
今回は、管理アプリ単体ではなく、
- 事業者データベースアプリ（居宅介護支援事業所の情報アプリ）
- デイサービス登録アプリ（利用者基本情報入力アプリ）
- デイサービス記録（日々の記録入力アプリ）
と連携して、入力作業の負担軽減や、アプリをさらに活用できるようにしてみました。
kintoneデイサービスアプリでしたいこと
居宅介護支援事業所の情報を入力する際、住所や電話番号などを一から入力するのは面倒くさいですよね？
〇〇居宅介護支援事業所
〇〇居宅介護
と同じ事業所でも入力者によって微妙に入力内容が異なる場合や、スペースを入れたりするだけでカウントがおかしくなります。
別に居宅介護支援事業所の情報を入力しているアプリを作成し、ルックアップ機能を使ってデイサービス登録アプリと事業者データベースアプリを繋ぎます。
ついでに、ケア記録を入力するアプリを作って、デイサービス登録アプリでケア記録が確認できるようにしてみました。
医療介護事業者データベースアプリ
居宅介護支援事業所情報の二度打ちを防ぐことと、入力された内容を統一する為にこのアプリに入力された情報が基本となるように設定しています。
kintoneフィールド配置イメージ
- 居宅事業所名
- 居宅事業所郵便番号・住所
- 居宅事業所電話番号
- 居宅事業所FAX
といった構成でフィールドを配置しています。
必要に応じて事業者番号なども追加してもいいかもしれません。
利用者情報と事業者情報アプリの連携内容
デイサービス登録アプリの居宅DBがルックアップフィールドで、事業者データベースアプリと紐づけしています。居宅名を入力して（3文字以上）取得を押せば自動的に居宅介護支援事業所の情報が入力されます。
居宅介護支援事業所の情報が多くなると居宅介護支援事業所のデータを探すのに時間がかかってきます。プラグインを利用することで、事業所検索の効率化が図れる場合があります。
kintone デイサービス記録アプリ
日々のケア記録もkintoneに入力することで管理が楽になればと思い、記録を入力するアプリも作成しました。
kintoneフィールド配置
利用者名DBはルックアップでデイサービス登録アプリと繋がっています。サービス提供日や体温、血圧 入浴の有無や記録欄を配置しています。必要に応じて追加してください。デイサービス記録に入力された内容がデイサービス登録アプリで閲覧できるように設定しています。
下の方に関連レコード一覧フィールドを2つ配置しており、今月入力された内容と先月入力された内容が表示されます。
毎回下の方に配置されている内容を確認しづらい場合は新しくケア記録を見るアプリを作ったり、プラグインなどを用いてタブ表示することで操作性の向上が検討できると思います。
まとめ
- 利用者の情報管理
- 居宅介護支援事業所の情報入力負担軽減
- ケア記録をkintoneで入力
と3つのアプリを連携したアプリテンプレートを公開してみました。ライトコースで利用できるようにしています。プラグインなどを利用する等カスタマイズ次第で色々と活用できるのではないかと考えています。
関連レコードフィールドで過去記録参照
カスタマイズ例として、記録を確認する際 紙の記録であれば前回利用時の記録も確認することが容易ですね？
ということもあると思うので、記録を入録するアプリに関連レコードフィールドを配置して、今月と先月の記録が表示されるようにしています。
また、同姓同名の利用者さんもいるでしょうから、ID番号を登録時に入力できるようにしています。
これで、同姓同名でもID番号は違うため情報が混同することがなくなります。
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