たんぽぽ苑様キントーン特別養護老人ホーム導入事例

2022年4月8日2024年8月2日

社会福祉法人神東会たんぽぽ苑様は、岐阜県飛騨市にて下記サービスを展開されています。

・特別養護老人ホーム
・短期入所生活介護
・通所介護
・訪問介護
・居宅介護支援事業
・福祉有償運送移送
・病児保育
・介護医療院

既に多くのITサービスが導入運用されていました。新たに、情報管理ツールとしてkintone導入をされ、運用加速を目的にkinbozu株式会社が導入運用支援に入りました。

「複数のエクセルで管理している職員情報を管理している情報を、kintoneアプリで管理する」

この目的に必要なkintoneアプリを作成するだけではなく、kintoneアプリを作成するにあたって、レクチャーや、職員が作成したkintoneアプリのレビューなどを3ヶ月フルリモートで支援させていただきました。

特別養護老人ホームへのフルリモートkintone導入支援事例を一部ご紹介します。

※掲載している資料は、実際に運用されている画面でなく、kinbozu株式会社が準備した資料です。

職員情報をExcelからkintoneへ移行

職員情報管理はExcelで運用されていたので、そのままExcelを使ったkintoneアプリ作成方法もあります。ただ、現場の運用についていくつか課題がありました。

・職員の資格管理がうまくいかない
・集計が複雑になり、欲しいデータに辿り着くまで工数が多い
・欲しい機能を追加できない

まず、現場が職員管理に必要なかたちをkintoneアプリにしました。

職員管理アプリに資格情報を入力した場合、複数資格を有している職員がいます。（わたしも介護系の資格は複数有しております）１つのkintoneアプリに多くの情報を詰め込みすぎると管理が大変ですし、集計も思い通りにならないことがあります。

今回、介護施設を中心にサービス提供されている社会福祉法人への支援でしたので、資格に関しては別アプリに管理できるようにしました。

下記の画面はサンプルアプリですが、資格情報を別にすることで1人で複数資格を有する職員の管理も容易となります。kintoneには関連レコードと呼ばれる機能があり、それを用いることで職員情報アプリで個々に有している資格情報の一覧を確認することも可能です。

①職員情報アプリ
②資格管理アプリ

2つを作成した後、既存のExcelデータをkintoneにインポートできるよう修正して取り込みました。

アプリ作成までに数回Zoomを用いたミーティングを行いました。

・現状感じている課題
・デモkintoneアプリの説明
・アプリ使用時の疑問点
・kintone小話

その後も、進捗に合わせて1週間に１度のペースでミーティングを行いました。Zoomミーティングの内容は、パスワードをかけた状態でVimeoと呼ばれるサービスを用いて動画共有しました。

現場業務で参加できない方や、再度見返したい場合などに活用できるミーティング動画の共有は、たんぽぽ苑様からも高評価でした。

動画にアクセスするリンクやパスワードの管理もkintoneアプリ。kintoneを操作していてわからないことが出た場合、動画を見にいくという流れが作れました。

今回京都から岐阜へフルリモートkintone導入支援でしたので、動画コンテンツを非常に活用できた事例でした。

飛騨市でkintoneと医療介護についてセミナーを開催しました。当日の様子を一部一般公開していますので、是非ご視聴ください。

前半部分は飛騨市公式YouTubeチャンネルにアップされています

【市内企業の魅力発信事業】DXセミナーアーカイブ『情報共有から始まる医療・介護・福祉現場の業務改善～医療介護×kintoneの虎ノ巻～』

後半部分はキンボウズチャンネルにアップしました

【医療介護キントーク】飛騨市内企業の魅力発信事業　kintoneセミナーアーカイブ後半対談セッション(Zoom映像)

今回、たんぽぽ苑様のkintone環境はライトコースでした。kintoneアプリ開発だけではなく、教育も並行して行ってきたこともあり、導入支援終了時にはkintone標準機能を活かしたアプリ開発が可能なレベルまで職員の方も成長されたと感じています。

kintoneライトコース契約のため、kintone連携サービスやプラグイン導入支援を行うことはありませんでしたが、今後kintoneスタンダードコースに変更予定とのこと。

変更時には導入支援の契約が切れているので、変更時に困ることがないようライトコースとスタンダードコースの違いや、現状kintoneライトコースで感じている課題を解決する可能性のあるサービスをご紹介しました。

たんぽぽ苑様のkintoneスタンダードコースの活用を期待しています。

今回の導入支援では、kinbozu株式会社のサービスプラン「業務改善スタートプラン」を活用いただきました。

別の導入事例は下記をご参考ください