有料老人ホーム(有老)でキントーンを活用した業務改善

この記事では、有料老人ホームの業務改善にサイボウズ社のキントーンを活用した場合について、期待できる改善について記載しています。

有料老人ホームの業務課題は？

有料老人ホームは、高齢者の心身の健康を保ち生活を安定させることを目的とした施設です。 介護付有料老人ホーム、住宅型有料老人ホーム、軽費老人ホームなど種類は色々とありますが、食事、介護、家事、健康管理などのサービスを1つ以上提供している住まい。 介護老人保健施設や特別養護老人ホームなどは医療法人や社会福祉法人は運営者になりますが、有料老人ホームは民間企業でも運営者として申請することが可能です。

それでは、有料老人ホームの業務課題について考えてみます。

集客が鍵となる。スムーズな情報共有は必須。

介護老人保健施設や特別養護老人ホームと比較すると、入所費用は高価になる傾向です。そのため、集客力が求められます。ホームページやSNSなどを用いた日々の情報発信。情報を発信するだけではなく、情報を見て見学や申し込みを希望された方の情報を社内でスムーズに共有して対応できる体制を作る必要があります。

介護施設を複数から検討されることが多いので、いち早く返事をして対応するかは稼働をあげるための重要な要素となります。

コスト意識、リアルタイムな在庫管理

民間企業が多いからコスト意識を高くしないといけないわけではありません。ただ、集客が厳しい場合は経費含めてコストパフォーマンスを意識する必要があります。リアルタイムな物品の在庫管理や、稟議書購入申請などの可視化も有料老人ホームの運営では重要とされる部分と考えます。

また、複数施設を展開している法人や企業も多いのではないでしょうか？施設が多くなると管理も大変になってきます。各施設の在庫管理をリアルタイムで確認したいというニーズもあるのではないでしょうか？

有料老人ホームの業務課題に、キントーンはどう活用できるのか？

では、有料老人ホームの業務課題にサイボウズのキントーンはどういった活用ができるのか挙げてみます。

有料老人ホームの見学希望までのフロー管理

通常であれば、ホームページに見学希望のフォームがある。入力された情報は担当のメールアドレスに届き、対応する。対応は報告書などに記載する。その後のやり取りはメモなりエクセルなりに保管する。

キントーンを使った場合、フォームに入力された情報をキントーンに自動セット。その瞬間閲覧を許可したメンバーに共有することが可能となります。担当が休みだから対応が1日遅れる。そうなると別の施設が見学調整してそこに入所されるかもしれません。情報を複数名で共有することで対応のスピードアップが図れます。

また、見学が可能な時間をキントーンにセットしておく。予定をネットに公開して、空いている時間を予約すればキントーンでもネットでも予約済みとなる。そういったリアルタイムな予約システムも作ることが可能です。

営業や渉外活動の記録共有

有料人ホームの営業として、医療機関や居宅介護支援事業所、老人ホーム紹介事業者など幅広く営業を行うと思います。いつどこに誰が営業に行ったのか？今月何件行ったのか？確度が高い営業先はどこか？などの情報を集約することで、営業の振り返りや今後の計画を立てることが可能となります。

物品在庫管理や、稟議書のデジタル化

Lサイズのビニール手袋を3箱持っていく。在庫管理を紙でやる、目視でやると時間がかかります。稟議なども紙管理だと、今誰が稟議書を持っているのか分からないですし、複数施設を運用していると物理的に稟議書の移動に時間がかかります。

在庫管理アプリで、入出庫を登録することでリアルタイムに在庫状況を把握することができます。また、補充するタイミングになった通知するなんて設定も可能です。稟議書もデジタル稟議として運用するこもキントーンのプロセス管理を使えばいいでしょう。

有料老人ホームでもキントーンは活用できる

介護ソフト以外のサービスを使って業務改善はできる。エクセルで管理しているけど、情報の把握や活用があまりできていない。現場に沿った情報活用にお悩みの方はサイボウズのキントーンをご検討ください。