キントーンプロセス管理機能の落と穴と解決方法

kintoneはいつでも設定を変更できるのが魅力の1つです。しかし、プロセス管理については変更をこまめに行うと運用側も現場も混乱する可能性があります。記事作成プロセス管理機能は便利ですが、運用はじっくり考えるべき。

レコード毎の状況管理はドロップダウンで行っていた

レコードを管理する際、進捗状況を把握したいと考えました。

Aさんは入所中で、Bさんは退所した。

では、入所中の方は何名いるのか？判定中の方は何名いるのか？

把握するために活躍するフィールドは多々あると思いますが、私はドロップダウンやラジオボタンをよく利用していました。

便利な機能ではあるんですが、把握したい状況が多い場合↓の様に、選択項目の表示が多くなっちゃいます。次はどれを選択すれば良いのか迷うことが多く、プロセス管理を有効化しようと考えました。

プロセス管理で状況管理（kintone運用途中で）

プロセス管理の良いところは、状況（ステータス）によって次の選択肢（アクション）が表示されるところだと思っています。

下書きの次は判定中のアクションがあればいいが、ラジオボタンやドロップダウンだと必要な値が全て表示されてしまう。

ということで、簡単な流れをプロセス管理で設定しました。

この設定であれば、レコードのステータスが入所中になっていれば選択できるアクションは退所予定のみ。（本来運用するのであれば選択できるアクションが多くなりますけどね）

そんな甘くはなかったんですよね・・・

すべてのレコードが下書きという最初のステータスに

プロセス管理を有効化して、アプリを更新した後にレコード情報を確認すると、全てのレコードのステータスが下書きになっていました。

入所中が何名いて、退所予定が何名いるのかって集計もステータスALL下書きだと把握することはできません。

1つ1つのレコードに対してアクションを実行して、元々管理に利用していたドロップダウンやラジオボタンと同じステータスまで進める必要が出てきました。しかし、レコード数は2000件を超えていました。絶望・・・

Customineを使って一括ステータス更新

有料プラグインをステータス更新の為に導入するか迷いました。

どうにかできないかと思いググってみると

プロセス管理で運用したいんだけどな・・・

お試しでCustomineを利用していたので、Customineのやることにステータスを更新するってのがありました。いけるかもしれない・・・

やりたいことは、ラジオボタンやドロップダウンで管理している状況にプロセス管理のステータスを合わせる！！

例えば、入所中の方を一覧で表示する。表示したレコードのステータスは下書きである。下書きの次に入所中のアクションをプロセス管理で追加する。

で、Customineで一覧表示しているレコードに対してステータスを変更するを実行して入所中に変更すればいけるんじゃないのか？

kintoneプロセス管理を設定

今回は入所中だけを追加しましたが、必要なアクションを個々で一旦追加しておく。

ステータスが全て変更出来たらプロセス管理の設定を元に戻せばいいかなと・・・

今回は一覧画面で表示されているレコードを取得をやることに設定していますが、該当するレコードが多ければ一覧の条件でレコードを全件取得するの方がスムーズかと思います。

参考にした記事は→ワンクリックで一括承認してみよう（gusuku support）

実際に一括承認してみよう

kintoneプロセス管理の設定と、Customineの設定。ステータス下書きから一括で入所中に変更してみます。

イメージが分かりやすい様にざっくりと動画にしてみました。

httpv://youtu.be/SA3nQgou6Os

もっと色々な方法があると思います。しかし、私はこの時このアプリにかける予算がありませんでした。

Customineのフリープランでも実行可能な今回の事例。その後有料プランの契約をしましたが、ステータスの一括承認もラジオボタンやドロップダウンに応じてやろうと思えばできるんですよね

本来ならばアプリを作成した段階で、プロセス管理を有効化しておけば今回も問題に対して悩む必要もなかった。

初期に作ったアプリは、私がプロセス管理を全く理解していない時に作ったアプリなんですよね。

だから、「途中からプロセス管理を導入したいけど、導入したときには全てのレコードが最初のステータス問題」が発生

いや、本当に解決できてよかった・・・2000レコード×複数回アクション実行なんてしたくないですもんね