病院介護施設でキントーン活用 電子カルテでできない業務は多い
病院や介護施設でサイボウズ社のキントーンは活用できるのか？と相談が入りますが、キントーンを活用する場面が非常に多いです。現場でも事務方でも、役職者でも役員でも活用できる可能性のあるキントーン活用について書いてみます。
電子カルテや介護ソフトだけでは業務を賄えない
まず、電子カルテや介護ソフトを利用して業務をされていると思います。それで業務全て賄えていますか？必ず他のソフトやツール、システムなどを利用していると思います。自分は使っていない場合でも、他の職員や職種は使っています。電子カルテは介護ソフトだけでは病院介護施設の業務を全てサポートすることはできません。
手書きノートやエクセルの出番は多いのが現状
利用されているのが多いのは、エクセルやワード。入院入所の申し込み管理はエクセルや、ノートに手書きってところもあるかと思います。すぐに書けるノート、大体のパソコンに入っているエクセルで管理は簡単です。
私もずっとエクセルで業務に利用する情報を管理していました。マクロを使ったり、アクセスを使ったりしながら管理をしていました。そして気づいたのは、管理はできるが共有するとなると色々と課題が出てくる点です。
病院内、施設内での情報共有以外とできていない
ノートだと書き込むのは楽ですが、それを大勢に共有するには物理的に回覧するしかないので時間がかかります。知る頃にはもう必要のない情報になっている場合もあります。エクセルは社内のサーバーやクラウド上でも共有できるので便利ですが、普段使っている電子カルテや介護ソフトのようなUIを求めることはできません。うまく扱えるようになれば色々な課題が解決できますが、そこまで活用するには時間がかかったり、個人差が出てきます。
キントーンは簡単で難しいサービス
キントーンは、ウェブ上でアプリ作成も情報入力も集計も行えます。ネットに繋がっている端末であればOK。ネットがつながっていない場所でもキントーンを扱えるようになるサービスはありますが、基本はネット必要。
- 入院入所の申し込み管理
- 営業管理
- 物品管理
- 人事管理
医療介護に特化したサービスではないので、汎用性があります。一般企業も医療法人や社会福祉法人も、共通の業務は必ずあります。
比較的簡単に業務アプリを作ることができるキントーンですが、カスタマイズも可能です。JavaScriptやCSSに加えて、プラグインや連携サービスなども利用することが可能です。特にプログラミングの知識がなくても、プラグインや連携サービスは設定することでキントーンの機能を拡張することができるので便利です。
便利ですが、一定レベルの知識は求められますので、どんな業務でも簡単にキントーンで解決するわけではありません。
キントーンで病院介護施設はどう変わるのか？
キントーンを活用すると、病院や介護施設はどう変わるのか？
まず、私がやってきたことを色々なメディアが取り上げてくれているので、そちらを紹介しておきます。
- アナログ大好きな医療・介護業界でkintone情報を発信し続ける（アスキー）
- ユーザーの不満をプラグイン活用で乗り切った（アスキー）
- もっともインパクトのある業務改善は？「kintone AWARD 2019」（アスキー）
- 医療法人清水会 京都リハビリテーション病院 様の導入事例（サイボウズ）
- 転院受け入れまでの日数が大幅短縮したワケは？（日経ヘルスケア）
- 転院調整に要する日数短縮を実現させた管理ツール（医事業務）
現場と事務方には見えない距離がありませんか？
医療介護現場と事務方で色々と問題を抱えているという相談があります。事務方は何をしているか分からない。現場のことを理解していないとかありませんか？何しているのか分からないなら、いつでも分かるように情報共有すればいいんです。
例えば、予定をキントーンに登録しておくことでどういったことを事務方がやっているのか見えます。Googleカレンダーとキントーンを同期なんてこともできます。
収入や支出のデータをグラフ化して、現場でも見れるようにします。病院も介護も保険ですから、サービス提供したその場でお金を全額払うことは少ないです（自費診療とか）どれだけ収入があり、経費がどの程度か詳細は見れないようにすることも可能です。すべての情報をお互いに隠さないスタンスは難しいですが、メリットも大きいです。
いつでも情報を見れる、しかし社外からは見えないセキュリティを簡単に
いつでもキントーンユーザーであれば、許可された情報が見れる。これは外部からでも見れるのではないかと心配になる方もいるかと思います。
通常の設定であれば、IDとパスワードを使ってログインします。これだとセキュリティ的に不安な方は、Basic認証としてもう1つログインするためにパスワードを設定する。IPアドレス制限で、許可したIPアドレスからの接続以外は拒否することもできます。可能な限り外部からのアクセスを制限することが可能です。
時代は外とも情報共有。どこまで許されるかはガイドラインと扱う情報
キントーンは色々なサービスと連携できます。キントーン内の情報を外部に公開することも可能です。パンフレットの情報やデータをキントーンに保存して、ホームページ上に公開することも可能です。
病院、介護施設こそキントーンを用いた業務改善
ある程度の活用レベルであれば、プログラミングの知識がなくてもアプリを構築することが可能です、医師や看護師、セラピストなどの専門職でも活用できます。自分たちの業務改善に活用できますし、広報やマーケティングにも活用できます。
まだ使っていない人は、いちどお試しししてみてください！
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