入院入所の新規申込管理をアプリで業務改善

入院や入所希望、介護サービス利用希望といった新規の問い合わせ数や、入所数を月毎や四半期ごとに管理したいとしましょう。

エクセルで問い合わせ日や入所日を入力して、月毎に数をカウントすれば良いですよね？

しかしながら、データはどんどん蓄積されていきます。
色々とデータを取るために、月が替わるたびに計算式を組んでいる人もいると思います。

蓄積されたデータが増えることでエクセルシートの容量が大きくなり、動きが鈍くなっていく可能性もあります。

途中から「あのデータの集計が欲しい」となると新しく関数を追加する。編集する。上手にできる人だといいですが、自分みたいな雑な人間がやると、自分以外このシートをカスタマイズ出来る状態ではない・・・汗

そういった問題に対して、kintoneだと簡単に集計が可能です。集計項目を追加することも簡単です。新規の問い合わせ数や、入所されている利用者さんの数や傾向を簡単に知ることができれば、業務が楽になるんじゃないか？

申し込み時情報のフィールド設定

まず問い合わせ日（入所日や入院日でもOK）を設定します。

使用するフィールドは、日付や日時を選択してください。

入院日や入所する場合は設定の必要はありませんが、問い合わせ日にする場合

おそらくレコードを登録する日が、問い合わせ日になることが多いと思います。

初期値の「レコード登録時の日付を初期値にする」にチェックを入れておくと、レコードを新規登録しようとした日が自動的に入力されているので便利です。

kintoneグラフ設定

次にグラフを設定します。

分類する項目に先ほど設定したフィールドを選択します。

• 日
• 週
• 月
• 四半期
• 年

上記5段階で分類する期間を設定することが可能です。

今回は毎月の申込数を見るために月単位で設定しました。

集計方法にレコード数を選択していますが、ここに年齢を設定すると、毎月の新規申込者の平均年齢が出せます。

データの期間が長くなると年単位などを利用するか、表示するデータ期間を設定することで見た目がすっきりするかもしれません。

ソートに関しても表示する順番を設定することできますので、設定しながら右のプレビューを見て自分が思う形に作っていきます。

クロス集計でkintoneをもっと活用

新規や問い合わせの数が月ごとに把握できるのは非常に助かりますし、自動的に計算を勝手にしてくれるので、レコード数を追加してもいちいち集計方法を直す必要はありません。

応用として、月毎の問い合わせ数を紹介元ごとに分けて表示する方法を書かせていただきます。

と言っても設定は簡単です。

グラフの種類を表→クロス集計に変更し、分類する項目を2つ以上設定します。

今回は、問い合わせ日と居宅事業所を選択しました。

下画像右にあるプレビューを確認すると居宅支援事業所ごとに毎月の申込数が確認できます。

• どこからの紹介が多いのか？
• 今月は順調に紹介がきているのか？
• 時期によって紹介の増減はないか？

会議でこういった申込み件数や新規契約数といった数値を報告することも多いと思いますし、管理者はタイムリーな情報をkintoneで確認することが出来ます。

何も難しいことはなく、ほぼクリックしていくだけで表やグラフを作成することが出来ます。

個人的に、複数のグラフや表を事前に作成しておくことができ、クリックで表示を切り替えられる点が便利だと感じています。

【キントーン説明会kintoneって何ができるの？】YouTube