病院や介護施設でノーコード活用方法とメリット
キンボウズは、パソコンは好きな部類ですが、プログラムはさっぱり分かりません。分かると仕事に役立てるかもと思い、本買ったことはありますが、10ページ読んでヤフオク行きでした。そんな、ノンプログラマーの管理人がノーコードでkintoneを職場で使う理由はとにかく楽がしたい
医療介護現場業務を楽にするには？
プログラムを書くことはできないし、勿論アプリを作成することもできないけれども「楽して仕事をしたい」と考えることは普通でしょう。
楽がしたいと言っても、さぼりたいと言うわけではありません。今10の仕事をしているが、12の仕事をしたいと考えた場合、単純に2の仕事をする時間がないのであれば、業務内容を見直して12の仕事が出来る環境にしたい
10の仕事を10の労力から8程度に変えたいというだけです。
これが中々難しくて、医療介護業界の場合作成しないといけない資料を自己判断で作成を辞めることはできませんし、改定の度に作成しないといけない用紙が増えていく。
物を売る訳ではなく、診療ごとサービスごとに単価が設定されているので、「売り上げが去年の3倍になりました。」となることはありません。
むしろマイナス改定でジリ貧状態ですので、仕事は増えるが人は増えないというのが医療介護業界のあるあるではないでしょうか？だからと言って、患者さんや利用者さんへの治療やサービス提供を疎かにすることはできません。
楽すると言っても、出来ることは業務改善で不必要な工程を削除することや、事務作業の負担を軽減することぐらいではないでしょうか？
事務作業の負担軽減って言っても、何の負担を軽減すれば良いのかと考え、
- 情報共有のスリム化
- 書類作成のスリム化
この2つに関して、改善を行えば「楽できる」と考えました
医療 介護業界の情報共有スリム化
手書きの情報をどうにかデータとして活用できるレベルにする為に
- 書類作成
- グラフ作成
- データ分析
といった作業をエクセルで賄おうとします
介護に関して言えば、
- 売り上げ
- 利用登録者
- 曜日毎 月毎 年度毎
複雑になるとデータ重くなります
カスタマイズすればするほどカスタマイズした人しか分からないデータになり共有できないことありませんか？
色々なデータを取り込んでいくうちにファイルデータが重くなり、作業中によくフリーズしてしまう「関数やグラフでシートがごちゃごちゃしてしまい、人に共有できるようなものではない」そもそも、社内で情報を共有する場合はどういったツールを使っていますか？
ノート？
一人が見ていたら他の人は閲覧できません。書き込みはできますが、書き込まれたと通知は来ませんよね？書いた後に通知を自分でするのであればそもそもline やメールで伝えた方が効率的です
エクセル？
ノートよりは共有できます。離れた場所でも共有フォルダにあげたり、クラウドにあげてもいいかもしれません。では、そのデータの議論はどこで行う？SNSで社内のことを議論するのはセキュリティ上危険ですよね？
共有フォルダーを作成して共有できたとしても
探して、新しいエクセルに必要なデータだけコピーして、関数やグラフ作って・・・の無限ループになっていました。
気付けばデスクトップはエクセルデータばかりが並んでしまい、共有する前に自分自身どこに何のデータがあるのか探す作業が増えてきました。
可能であれば外出先でも職場と同じ環境で仕事したいと考えます。情報が共有できたとしても、それを活かせなければ意味がありません。
営業時に質問があれば、情報を確認して返答できれば職場に戻って再度電話連絡をしていると遅い！！
外部でも情報を確認できるとなれば問題となるのが「セキュリティ」
医療介護に問わず多くの業種で個人情報の取り扱いは本当に怖く、流出した時点でいくら請求されるのか、企業の信頼性は失われその後の経営に大きく響きます。
外でも仕事がしたい場合、リモートコントロールで職場のパソコンもタブレットでリモートすればいいですし、セキュリティもリモートに使うソフト次第では強化できるでしょう。
外で仕事したいだけなら無料アプリやソフトも含めて様々な方法が存在します。
情報の共有に関しては、kintoneを利用するとどうなるのでしょう？
利用イメージはエクセルシートがクラウドに上がっている感じですかね・・・
新規申込管理やグラフなども作成共有できますので、
「私は聞いていない」
ってこともないですし、伝えたいことがある度にメールを作る必要もありません.
ネット―サーフィンと同じように、知りたい情報を検索するなり、一覧表示できるようにブックマークしておくなり普段業務外でやっていることを業務中にするだけでいいという感覚です。
医療介護の法人と法人をkintoneで繋げる
例えば会社Aと会社Bがそれぞれkintoneを利用している
会社Aがゲストスペースを作成し、会社Bがそのゲストスペースに参加する場合会社Bは自分の会社で利用しているkintoneのアカウントとゲストアカウントを共通化することができ、ゲストスペースに参加する為に余分に利用料を支払う必要はありません。
ただ、コースや契約区分は、「kintone」ユーザーとゲストユーザーで同一にする必要がありということから、
会社Aはスタンダードコース
会社Bはライトコース
の場合、異なるコースが共通化の壁になるかもしれません。
ただ、どの事業所もkintoneを導入して事業所内の業務改善に努めているとしたら、外部との連携は無料で繋がるごとが出来る。
医療圏ごとや行政区ごとにゲストスペースを作れば、1つのゲストスペースに参加できるゲストの数に、上限はありませんので夢は広がる気がします。
病院や介護施設の書類作成業務をスリム化
〇申込書
〇判定会議書類
〇帳票
〇入院連絡
〇退院連絡
〇経営会議
〇パンフレット
〇営業リーフレット
エトセトラ エトセトラ・・・
一度入力した
〇氏名
〇住所
〇かかりつけ医
〇居宅介護支援事業所
を何度も入力したり、FAX用紙を作成したりして知らない間に17時になることが多かったです。
また、複数名の部署であれば、
「書類を作成したのか？」
「書類を他部署に回覧したのか」
「書類を他事業所に送ったのか」
という情報も共有しておく必要があります。
そういった情報共有がメモ貼りであった時代では外勤後のパソコンデスクがメモだらけで、優先順位が一目で分からないという状態でしたね
kintoneなら医療介護現場を変えることができる？
帳票もワンクリックで情報を飛ばして印刷できる為、かなりの業務改善に繋がります。
「二度づけ禁止ならぬ二度打ち禁止」
も可能ではないでしょうか？
送付したかどうかもチェックリストを作っておくことで、未処理のみを一覧として表示させることで業務効率が図れます。
そして、これは私のあるあるなんですが、エクセルに
〇〇居宅
〇〇居宅介護
と入力してしまい、後で関数で集計する際にどちらも同じ事業所なのに、少しの入力違いで別々にカウントされてしまい修正が必要となるケースがありました。
エクセルでドロップダウン使えばいいのですが、事業所名が多くなるとドロップダウンから探すだけで一苦労。そういったケースもkintoneは対応出来たので助かりました
kintoneを医療介護現場で使う最大メリットとは？
ノンプログラマーの私がkintoneを利用して感じている最大のメリットが
「素人でもできる」ということです。
kintoneだけでも出来ることは多いですが、更に楽したいと考えた場合有料無料のプラグインと呼ばれる機能を追加できるシステムがあります。課金制みたいなものですね。
また、クラウドと月額も選択できるという組み合わせですので、使ってみたけどやはり自分には合わないと感じた場合簡単に辞めることが出来ます。
他のシステムなら買い切りや数年単位での契約が多いのではないでしょうか？
「電子カルテを導入したけどやっぱりやめる」
クラウド型の電子カルテも出てきていますが、合わなかったから辞めるという判断が気軽にできるものではありません。
また、もしkintoneをやめると決めた際、データをエクセルやＣＳＶにしてダウンロードできますので、他のシステムに移行するとしても比較的スムーズに移行できるのではないでしょうか？
サイボウズの社員ではないですし、この記事を読んでkintoneの契約数が増えても自分にはメリットないんですが、日々ルーチン業務に追われがちの医療介護に関わる職員はどうしても新しい業務まで手が回らないと思います。
「パンフレットを新しくしたい」
と言っても、パンフレットに載せる情報を1人で全て考えることは難しいでしょう。
各部署や職種の情報を集めるのに時間がかかり、情報が集まって作成できた時にはその情報は古い情報となっている可能性もあります。
そもそもパンフレットを作る為の時間がないという人も多いでしょう。
普通のパンフレットを作っても競合先の多い業界ですから作るだけ無駄という可能性もあります。
パンフレットを更新するたびに最新の受け入れ実績データを載せることができれば少し差別化を図ることが出来ます。
私自身も、やりたいことやらなければならないことは多くあると感じているものの、日々の業務に追われルーチン業務で1日終わるということが続いていました。結局残業したり、業務時間外に仕事のことを考えたりする中で
「どうにかならないものか・・・」と悩んでいました
今でも改善できる部分は多々あると思いますが、残業もなく家庭円満に暮らせているのも
「そう！kintoneがあるからね」
という状態です。
「金をかけずに業務改善！！」
と言われても、出来ることは限界まで知恵を振り絞って現場でやっていると思います。
「金をかけてかけた金以上の効果を生み出せ」でどうでしょうか？
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