スプレッドシートとキントーン連携 追加更新に対応する方法

キントーンに情報入力しているが、全社導入していない場合はどうしていますか？今回は、キントーンとスプレッドシートをYoom経由で連携する方法をご紹介します。

キントーンアカウントは使い回しできない

本来であれば、全社員キントーンを導入していれば情報共有はキントーン内でやればいい。ただ、ライトコースだと１人780円スタンダードコースは1500円と社員数や会社の規模によっては全社導入はコスト的に難しいかもしれません。

もちろん、導入して活用できればユーザー分のコスト以上の効果は出ると考えます。考えますが、実際キントーンアカウントを発行されても情報見るぐらいしかしない人もいるでしょう。そういう人にアカウント付与は勿体無い。かといって、1つのアカウントを閲覧用にして使い回すことは禁止されています。閲覧専用の機能を考える必要があります。

キントーンを利用しない社員との情報共有はどうする？

キントーンは情報を外部に公開する連携サービスがあります。公開した情報を編集する連携サービスもあります。そういったサービスを組み合わせてキントーンユーザー以外でもキントーンの情報を触ることはできます。

ただ、サービス利用は有料です。キントーンにログインした方が色々とできるのでアカウントを発行するまでもない利用頻度の少ないユーザーや、外部の委託先などでの利用が多いかと思います。こういったサービスを利用するのも1つですが、普段使っているツールと連携したい。スプレッドシートと連携することで、普段の業務を大きく変えずに情報共有できるかもしれません。

Yoomを利用して、キントーンとスプレッドシートを連携させる

キントーンは標準機能ではスプレッドシートと連携はできません。今回はYoomというサービスを使って連携していきます。

詳細は動画で話していますので、そちらも参考にしてください。

キントーンにレコードを登録すると、その登録内容が新規か更新かを判断させます。新規であればスプレッドシートに追加、更新であれば対象となるスプレッドシートの項目を更新します。

キントーンレコード追加か更新かの判断方法

Yoomでこのレコードは新規追加したレコードか、更新したレコードかを判断させる必要があります。色々な方法はあると思いますが、今回は作成日時と更新日時の差で判別します。

レコードを新規追加した場合、作成日時と更新日時は同じ時刻になります。なので差異は０。

差異が０の場合はレコード追加、０以外の場合はレコード更新と判断させます。

キントーンを使用する環境に合わせてスプレッドシートを活用

上記の方法で、キントーンのレコード追加と更新した内容をYoom経由でスプレッドシートへ追加と更新の設定をしてみました。Yoomは様々なサービスと連携できるので非常に便利なサービスですが、料金は実行するフロー数によって変わってきます。かなり更新頻度か高い情報を扱うのであれば、キントーンのユーザーを増やした方がいい場合もあります。この辺りは導入前にしっかりと把握しておく必要がありますね。