キントーン導入失敗後にやって良かった、動画マニュアル作成
キントーン kintone導入がうまくいかない原因は色々あると思います。私が導入に最初失敗した原因は「操作方法がわからない」
操作方法がわからない→怖い→利用しない
この流れで、新しいツールを導入しても利用ユーザーの広がりを得られませんでした。そこで操作方法を動画にすることで、利用ユーザーを増やすことができた話を書いてみます。
ログインはしたけどキントーンは触らない人多数
kintoneにログインはする。しかし、操作しない。怖いから
- 説明会はやった
- 操作方法のマニュアルも作った
それだけでは足りない。自分自身がここがポイントだと思っていても、他者は違う。操作ログを見ても他のメンバーは触っていない。
Excelの運用からkintoneに移行すると決まっても、レコードが増えない。当然ですよね、初回ログイン以降使っていないから。
とりあえず、「わからないことがあれば連絡してね」と各ユーザーに声をかけていく。一部使うようになってきたけど、使う人と使わない人にどんどん差が出てくる。立ち止まって考えてみました。
キントーンを使わないのか、使えないのか
敢えて使わないのか、それとも何かが理由で使えないのか?答えは後者でした。
最初の勉強会から時間も経って、今更わからないって聞きにくくて・・・
わからない点を聞いてみると、既に他のメンバーから聞かれた内容がほとんどでした。
1対1でやりとりをしていると、どうしても同じ回答を何度もするケースが増えてきます。
使っていくと不明点があがってくる。キンボウズに聞けば答えてくれる。まずこの流れでうまれる情報を共有することにしました。
キントーン情報共有と自信アップ作戦
キントーン質問アプリ作成
わからないポイントを聞けるようにキントーン質問アプリを作りました。
誰かが聞いた内容を見て、「こんなことも聞いていいんだ」「これ聞きたかった内容」
![](https://kinbozu.co.jp/media/wp-content/uploads/sites/5/2022/03/kintone-w1.png)
質問した内容を他のメンバーに共有することに抵抗感がある人もいました。そこで、閲覧対象を宛先のみにする。これで、質問者と回答者(自分)しか質問内容を確認できない。
回答後、こんな質問もあったよ〜って匿名で共有するようにしました。
![](https://kinbozu.co.jp/media/wp-content/uploads/sites/5/2022/03/kintone-w2-1024x288.png)
テキスト説明+動画でキントーンをもっと知る
テキストだけでは伝わらないこともでてきて、直接担当者に画面を見せて説明することも増えてきました。またまた1体1での情報共有ですね。
これはまずい・・・
「説明動画を作ってしまえばいい!!」
PC画面をキャプチャー録画して、最初は音声なしでキントーンの添付ファイルで保存して共有しました。すぐにキントーンの添付ファイルを利用する方法はやめました。1人5GBという貴重な空き容量がすぐに埋まってしまったからです。
【kintone容量落とし穴】kintone変更履歴で添付ファイルデータのバックアップ
少し調べて、YouTube限定公開にしてリンクをkintone内で共有するようにしました。
- 一覧と詳細画面で編集ボタンのレイアウトは少し違う
- 再利用とアクションの違い
- ルックアップのやり方
- 関連レコードってなに?
- ラベルはこうして使うと便利
その後、YouTubeからVimeoに保存先を変更。
最近はZoomとVimeoをVimeo – all-in-one video hosting and collaborationでで連携。Zoom録画データを自動的にVimeoに保存しています。デフォルトで非公開になるようにしておき、必要時パスワード共有してリンクとパスワードをキントーンアプリに登録。
動画だと、どれだけ見ているのか数がとれるのでニーズ調査が簡単にできました。
まだキントーンは使っていないけど、どんなことができるのか知りたい。
興味を持った人の後押しができるように、契約していたトヨクモのkViewerを使い、キントーン内に保存している動画のリンクやパスワードをキントーンユーザー以外の職員が確認できるようにもしました。これで結構ユーザー追加依頼が増えた気がします。
誰でもわからないことには恐怖感を感じ
私も新しいツールを使う時はドキドキします
わからない操作方法、ここをクリックしても大丈夫だろうか?消えたらどうしよう。
恐怖感をとって、成功体験を作る。
動画撮影は難しい?そんなことはないです。キャプチャー動画で検索してみてください。簡単に画面動画を撮影することができます。Zoomのローカル保存を共有してみてもいいでしょう。そこから、本格的な動画に発展させても面白いかもしれない。
動画の質を求めるよりも、まずははじめることが大切!!
さぁ、キャプチャー動画の共有からやってみませんか?