キントーンライトコースからスタンダード移行事例
キントーン(kintone)導入支援で、最初の3ヶ月はkintoneライトコースのみで支援。その後、期間を空けてスタンダードコースに移行し、再度支援を行なった事例をご紹介します。
特別養護老人ホームでkintoneライトコース導入支援
社会福祉法人神東会 たんぽぽ苑様では、Excelで管理してた職員情報を中心に、様々な情報をkintoneへ移行しました。
kintone導入スタート時は、どの程度業務で利用できるのかの見極めや自分たちのやりたいことが標準機能でどこまでできるのか検討しながら導入を進めていきました。
予算の兼ね合いもあり、将来的にはスタンダードコースとkintone連携サービスを検討されていましたが、年度が変わったタイミングで再検討する。一旦、kintoneライトコースの導入で支援を終了しました。
kintone標準機能ではできないことが明確になった
支援を終えてから、たんぽぽ苑様の中で様々な課題に対してkintoneが活用できるか検討されました。ライトコース契約で利用できるkintone標準機能だけでは解決できない課題として
- 現状の形式に沿った書類の作成
- 職員からの情報収集
上記2点について、kintoneを活用した解決策を希望され、kintoneスタンダードコースへの移行とともに再度業務改善支援を行うことになりました。
事務職員が少ない介護現場
医療介護現場では、事務的な業務を主とする職員は多くありません。介護職や看護職など専門職と呼ばれる職種が圧倒的に多い。多いのですが、入職や離職の管理に外部業者との調整など、事務的な業務が少ないというわけでもありません。
当初はkintone標準機能で書類作成を検討
kintoneが全く書類作成できないわけではありません。入力された情報を印刷することは可能です。ただ、画面に表示されている情報を全て出力されるため、少し設定が必要です。
ライトコースだと、Aアプリに情報を入力する。Bアプリに書類として必要なフィールドだけを配置する。アプリアクションという機能を使うことで、必要な情報だけ別アプリにコピーすることが可能です。書類に必要な情報はAアプリに集約して、書類アプリを複数作成し、必要な情報だけ必要な書類のアプリにコピーして印刷する。
この方法で、必要な情報を印刷物として出力は可能です。ただ、文字の大きさや不要なヘッダー部分まで印刷されるので、外部に共有する書類として利用するには難しい部分があります。
そこで、kintoneスタンダードコースにしたタイミングで帳票出力サービスを導入しました。
プリントクリエイターは操作性が簡単なので、現場でも活用しやすい
業務改善の支援期間は3ヶ月。担当の方がこの期間内に帳票出力サービスを利用できるレベルまで向上する必要がありました。
いくつかの帳票出力サービスを紹介し、トヨクモ株式会社のプリントクリエターを採用しました。プリントクリエイターは直感的なUIで、設定可能なkintoneアプリ数に制限がありません。
また、別の課題に対してもトヨクモ製品を活用したことから、同製品での連携もメリットと考え採用しました。
全職員の情報収集を、kintoneユーザー数を抑えて実現
職員からの情報収集
書類作成にも繋がる部分がありますが、職員からの各種申請を受ける側の業務改善も重要です。特に紙で申請する場合、紙の管理に加えて紙に記載された情報を入力する作業が発生します。
こういった二度手間を解決するため、Webフォームから申請する。申請された情報は自動的にkintoneに保存されるよう、トヨクモ株式会社のフォオームブリッジを導入しました。
職員はQRコードやPCに設定されたショートカットから申請が可能となり、申請を管理する側は入力作業が減ることで業務負担軽減に繋がりました。
習熟度に合わせてサービスを選択できるエコシステム
kintoneと連携できるサービスは多く、選択するだけでも労力を要します。たんぽぽ苑様は、業務改善の前にkintoneを理解し、理解した上で必要なサービスを選択するという２段階で支援を進めました。
どうしてもスタート時期を焦り、早急に導入をスタートさせたいと考えてしまいがちです。kintoneもkintone連携サービスもサブスクリプション形式で提供していることが多く、解約も容易です。ただ、解約は容易でもそれを判断するためにサービスを利用して、検討する職員の人件費もサービス利用費に加えてコストとしてかかっていることを考える必要があります。
企業や法人によっては、すぐサービスを理解できる人材もいれば、習熟に時間のかかるケースも存在します。エコシステムだからこそ、そういった違いにも対応し、習熟度に合わせた業務改善ができるではないかと感じました。
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