病院キントーン導入事例回復期リハビリテーション業務改善

2021年11月24日2024年8月2日

京都リハビリテーション病院様は、京都府京都市伏見区にて64床全て回復期リハビリテーション病棟で構成されているリハビリテーションに特化された病院です。kintone活用することで、多くの課題解決に繋ぐことができました。今回はkintone病院事例として、いくつか解決した課題を紹介します。

※掲載している資料は、実際に運用されている画面でなく、kinbozu株式会社が準備した資料です。

判定会議を廃止してオンラインで情報共有

京都リハビリテーション病院様は、紹介元（急性期病院など）から送付されてきた診療情報等を元に入院の可否を決定する「入院判定会議」を開催されていました。

判定会議は毎日朝に開催され、前日までに入院依頼のあった方の情報を参加する人数分コピーして、口頭で情報を共有して調整されていました。入院判定会議を毎朝開催する中で、いくつかの課題を感じたそうです。

判定会議後の申し込みは、翌日の会議まで返事ができない
退勤時間ギリギリの申し込みが入ると、翌日会議準備で残務が発生する
情報共有後の個人情報書類破棄と、大量の紙の使用問題
会議後、情報の食い違い
毎朝１時間以上会議に時間がかかる

会議室に物理的には集まらず、リアルタイムに情報を共有したいと考えました。

オーダリングや電子カルテを利用する方法を考えましたが、入院決定していない方の情報を登録することは難しいと判断されました。Excelや紙の管理では、細かな情報を全て手入力や手書きする手間がかかります。そこで、kintoneを用いて診療情報をPDFとして共有することからスタートしました。

PDFで情報を共有することで、情報がFAXで届いてから30分以内に判定に関わる職員へ情報共有が可能となりました。

その後、アールスリーインスティテュートのCustomineを活用し、申込者の情報入力補助や条件分岐による入力情報の活用カスタマイズを実装しました。
（事例の一部を医事業務2019年2月15日号に寄稿されています）

２週間先の病床稼働予測をグラフ化

病床稼働実績や、稼働予測値は様々な会議で必要されるということで、Excelを用いて入院退院の予定数を入力し、未来の稼働予測値を算出されていました。入退院が決定する度にExcelの値を更新する必要があり、入力忘れがあると、稼働予測値もズレていくため手動作業の多さが課題と感じておられました。

この課題に対して、トヨクモのデータコレクトを利用しました。入院や退院調整された時点で、２週間先までの稼働計算を自動で行う機能を実装しました。（データコレクト事例）その後、krewDataを併用することで複数の集計結果をまとめることができるようになりました。

集計データを見やすくするために、グレープシティのkrewDashboardを活用しています。kintoneの標準機能では実現できない二軸の複合グラフも実現可能であり、ダッシュボードとして病院運営に関わる数値を集約しました。

新型コロナウイルスワクチン院内予約システム構築

新型コロナウイルスの医療従事者ワクチン接種について、院内予約システムをkintoneで構築しました。1日で接種可能な人数が限られており、以前より健康診断の予約をシステム化したいという要望がございましたので、ワクチン接種だけでなく健康診断の予約などにも応用可能なシステムをkintoneとグレープシティのkrewData、トヨクモ社のkViewerとフォームブリッジを用いて構築しました。

こちらの仕組みに関しては、動画で紹介していますのでご興味あれば下記リンクからご視聴ください。

また、ソーシャルディスタンスを保つためにオンラインでの研修や勉強会のニーズが急増しました。会議室で数名参加し、他の参加者はオンライン参加や研修動画を後で視聴したい（アーカイブ視聴）

ZoomやYouTubeを用いて、ライブ配信を行ったり、開催した様子を録画した動画をパスワードをかけた状態でクラウド上に保存。そうすることで、感染対策に繋ぐだけでなく研修や勉強会を何度も開催しなくてもよくなり、講師の負担軽減にも繋がりました。(オンライン学会の開催方法)

医療介護に特化したkintone研修

元々、京都リハビリテーション病院様には情報システム部門やシステム担当者は在籍していませんでした。kintoneのアプリ作成やアプリの修正に関して、常に外注先に依頼すると楽かもしれません。しかし、院内や施設内でアプリ作成やアプリ修正が可能な職員が在籍するようになることで、更なるkintoneを活用に繋がると考えております。医療介護専門職でも、アプリ開発に携われるという点でkintoneは非常に現場に沿った業務改善が行えるサービスだと考えます。

しかしながら、システム担当不在の中で導入を進めていくために、はかなりの負荷が担当する職員にかかるのも事実です。専任を配置することが厳しい状況であることがほとんどの医療機関や事業所で予想されます。

当社では、kintoneの機能だけでなく、kintone連携サービスの設定から利用方法。複数のkintone連携サービスを同時に利用する活用方法など、医療介護現場に沿ったプログラムを講義形式と実技形式を組み合わせて実施しています。