病院介護施設の事務職は多忙である。解決方法は？

病院や介護施設の事務職は想像以上に色々な業務を任されます。経営陣もしっかり管理しておかないと、運営に響いてくるかもしれませんよ。

専門職ではないけど、専門職と会話する

病院と言えば医者や看護師、介護施設と言えば介護職やケアマネジャーなどの職が思い浮かびやすいかと思います。規模にもよりますが、事務職は病院でも介護施設でも必要です。

どんな業者でも同じですが、総務人事などの仕事は病院や介護施設でも同様にあります。医者が看護師が介護職が兼務する部分もありますが、1人は事務職として勤務する人がいます。これが大きな法人になると、法人本部やら管理部などの名称で多くの事務職が所属する部門となります。

求められるスキル多岐にわたる

一般企業であれば

• 営業部
• 総務部
• 人事部
• 広報部

など、役割に応じて部門を分けるでしょうが、そこまで事務職を採用できる余裕はないところが多いかと考えます。病院や介護施設は決められたベッド数や、定員を設けられているので売り上げを倍増させるなどは難しい収益構造となっています。

なので、なんでもカバーする事務職が欲しいのです。

求められる業務量と比例しない給与

人事も総務も広報もして、その稼働に見合う業務量と給与がイコールかと言うとそうではないことが多いかと思います。先述した通り、売り上げには上限があるので事務職に回せるお金にも限りがあります。売り上げを大幅に上げるには、新しい病院や介護施設などを立ち上げる必要がありますが、それには資金が必要ですからね。

事務作業の改善は後回しにされがち？

なら、病院や介護施設の事務職は業務が多いだけで大変なのか？と言われれば、どんな仕事でも忙しいのは変わらないな思います。ただ、病院や介護施設は無駄な作業や業務が多いと思っています。色々理由はあると思いますが、注力すべきは診療やケアであって事務処理ではないと考えている。最新の治療やケアの方法は学ぶが、業務改善の最新情報を収集する習慣はあまりあるとは思えません。

無駄だと思いつつ、解決方法が見つからない

例えば委員会や会議など、開催しないといけないものはたくさんあるのが医療介護業界です。私も現場時代多くの会議に出席していましたが、議事録を残すための職員が参加していました。議事録はその場で書ける人もいれば、録音してあとで文字起こししてまとめる人いました。後者は 1会議で半日くらいかかります。会議は会議中が重要で、決まったこと終わったことは簡単に報告すればいいのに、会議の時間以上に時間をかけるって無駄ではないですか？

作成された議事録を印刷して、紙で各管理者に捺印してもらう。必要な捺印が集まったらファイルに挟んで参加していない職員に回覧する。職員が回覧する頃にはもう会議で決まったこと始まってるか終わってるかもしれません。

無駄を省くのにコストはかけるべき

例えば、議事録として録音した音声はAIを使って文字起こしを行えます。更に要約もAIに任せることができますので、 1分もあれば議事録業務を終わらせることができます。

議事録の共有も、回覧をWEB上にすることで物理的に紙が回ってくる順番を待つ必要はありません。承認フローを作ることもできますし、施設内のネットワークからだけ閲覧できる仕組みも作れます。

無駄を省いて本来すべきことをする

無駄を省いて、残業を減らす職員を減らす。これも一つの目的だとは思いますが、本来やりたいけどやれていないことありませんか？

本来、もっと営業に出したい。広報の一環としてYouTubeで動画をアップしたり、SNSを活用していきたい。やりたいことはたくさんあると思います。そういった部分の作業をするためにも職員の無駄を省くべきです。

最終的にはなんでもできるから特化した事務職がいいのか？

なんでもできるってのはありがたいことですが、その人が組織から抜ける可能性を考えておく必要があります。退職したら事務業務何も進まなくて困ったという法人はたくさんあります。

なら、広報に特化している職員を育成したらいいのか？と聞かれるのですが、広報とか営業に特化して結果を出せる職員になった場合ヘッドハンティングや独立する可能性もあります。事務職にも能力に応じた給与体制を整えるか、一部外注するかは検討が必要ですね。

育ててきて、育ったら退職はよくある話です。給与以外に、副業許可など柔軟な働き方を提供しないと業務改善をしたところで本当の改善には繋がらないと思いますがどうでしょう？