病院介護施設の営業をキントーン標準アプリで管理する

病院や介護施設でも近隣に営業活動は必要です。病院や居宅などに営業に行く場合、日報や営業報告書を作成すると思います。どこに営業に行ったのか、先月は何件いったのかなど集計して管理しているところも多いと思います。営業担当もいれば、地域医療連携室や現場の相談員が行く場合もあると思いますが、今回はそういった情報をサイボウズのキントーンでアプリ作って管理してみようと思います。

面倒臭い集計や報告作業を自動化したい

忙しい現場業務をしながら営業活動。帰ってきてから報告書を書いて上司に報告し、会議前には集計してパワーポイントとかで資料を作っていませんか？私は相談員時代この仕事をずっとしていました。エクセルに１日の営業結果を報告書として作成し、別のエクセルにどこに何件いったかを入力していました。どこに何件いったかよりも、大切なことはたくさんあるんですけどね。

報告される側も件数だけ見て次の作戦は考えられないでしょう。ただ、無駄な営業回数や営業先での入手した情報などは把握しておきたいので最低限必要な情報が共有できるアプリを作成してみます。

キントーン標準機能で営業管理アプリを作成

まず、キントーンの標準機能だけでアプリを作成します。キントーンにはライトコースとスタンダードコースの2つのコースがりますが、標準機能だけでいいのであれば月額780円/1ユーザーなので月額1500円/１ユーザーのスタンダードコースよりも安価で使えます。

準備するアプリは2つだけ

準備するアプリは2つ

• 営業先マスターアプリ
• 営業報告アプリ

今回アプリ作成時に重視したいことは、入力作業の簡素化と詳細な集計はしない（できない）

誰がいつ何件営業に行ったのか、先月営業何件行ったのかは把握できます。〇〇病院に去年何件行ったのかは自動で計算できません。アプリの作り方や連携サービスを組み合わせれば可能ですが、今回はキントーンの標準機能縛りです。

営業先マスターキントーンアプリについて

営業先マスターアプリの項目ですが、普段管理している情報を元にアプリを作ればいいと思います。今回は営業先を1つのレコードとして捉えていますので、営業先にいる担当者は１レコードずつ管理しません。複数名いる場合が多いと思いますので、情報として共有できるようにテーブルを使って管理しています。

キントーンのリンクフィールドには、電話番号やWebリンクを値としてセットできますので活用しておきましょう。

作成した営業先マスターアプリの情報を元に営業報告を入力するキントーンアプリを作成します。

営業報告キントーンアプリについて

営業先を１件ずつ集計するには１レコードずつ作成すると標準機能でも集計可能です。ただ、1日で１件しか営業行かないことはないでしょう。１レコードずつ作成するのは面倒臭いので、１レコードに複数の営業情報を入力できるように、こちらもテーブルで入力します。

１件ずつ集計する場合は、この入力したテーブルを１件ずつバラバラにするカスタマイズもありますが、今回は標準機能縛りです。テーブルの個別集計もできますが、営業先が多い場合フィールド数も多くなるので現実的ではありません。上記アプリでは、１レコードで何件いったかを把握できるようにテーブルにはあらかじめ数値フィールドに初期値1をセットしています。

営業件数として、計算フィールドにSUM (件数)とセットして、テーブルの総数をセットするようにしています。こうすることで

・〇〇さんは何件営業に行ったのか
・営業チームは先月何件営業に行ったのか
・営業先でどんな情報を入手したのか、話したのか

をキントーン上で確認することができます。

入力後の上司への申請を簡単にするプロセス管理

入力後、上司に確認依頼する方法は大きく2つあります。

コメント欄を使って確認依頼をコメントする。この方法はいちいち入力するので面倒くさいです。

キントーンにはワークフロー管理ができるプロセス管理機能があります。どういったルートで申請を進めていくか、細かく設定できます。今回は、上司に報告して上司が確認するだけなので簡単な設定です。

設定ができれば、簡単に上司にバトンタッチできます。同時に通知もされるのでプロセス管理はぜひ活用いただきたい機能の1つです。

まずは簡単なアプリから運用してみる

キントーンは簡単にアプリが作成できます。そして、カスタマイズできる幅も広いので難しい運用も可能です。最初から難しいアプリを作成することにチャレンジしてもいいですが、病院や介護現場で作成された難しいキントーンのアプリを保守運用できるでしょうか？

今回紹介したアプリは、キントーンの標準機能だけで作成可能です。まずは簡単なアプリで病院や介護施設の営業報告を管理してみてはいかがでしょう？