キントーン自動採番 標準機能と連携サービスで設定

kintoneに自動採番機能はありますか？

レコード番号というフィールドは存在しますが、運用を考えるとデメリットも多いです。そこで、標準機能とkintone連携サービスを用いて、色々とkintone自動採番を試してみたいと思います。

kintoneで自動採番する方法は色々ある

kintoneで自動採番をする方法は色々あります。

• 番号だけで良い
• テキスト＋番号
• 特定の条件で採番したい

実現したい内容は、運用によって異なると思います。いくつか自動採番方法を考えました。

レコード番号で自動採番は、番号の値を変更できない

kintoneのフィールドにはレコード番号というフィールドがあります。

レコード番号フィールドは、レコードを追加するたびに1から連番で自動的に番号が振られます。

• レコード番号の変更はできない
• レコードを削除しても、レコード番号は欠番となるだけで、新しく番号は振り直されない
• フォームに配置していないくても、番号は振られる
• 計算式に利用できない

レコード番号は自動で番号を振ってくれるので、一見便利なフィールドだと思いますが、実は色々と曲者フィールドなのがレコード番号フィールドです。条件によって番号を振る振らないとかもできないですし、文字列１行とレコード番号を文字列結合させることもできません。

日時フィールドで自動採番は同じ番号が生成される可能性あり

日時フィールドの値を文字列１行の自動計算や、計算フィールドにセットするとUNIX時刻として扱われます。

なので、日時フィールドの値が1分でも違えばUNIX時刻としてセットされる値も変わってきます。

自動採番プラグイン

kintone 自動採番プラグインってのが公開されています。

kintone Developer Networkで公開されている自動採番プラグインはすごく便利なプラグインです。このプラグインについては、別記事に詳しく書いています。

Customineで自動採番の条件設定

フィールドの値やステータスの値など、条件によって自動採番をするかしないかって設定はCustomineを利用すれば簡単に実現できます。

フィールドの値が検討中だと自動採番しない

フィールドの値が受注だと自動採番を行う

Customineのカスタマイズは下記の画像を参照。これで、検討中はレコードは裁判しないが受注になれば採番するという運用も可能になります。

フォームブリッジで条件つき自動採番

ちょっと番外編みたいな感じですが、外部フォームから入力された情報で、一定の条件の内容であれば自動採番を行うということも可能です。

今回利用したのはフォームブリッジ

Customineの時と同じで、検討中であれば回答を受け付けても自動採番はしない。

受注になったら自動採番を行う

今回は

1. フォームブリッジで入力
2. kViewerでMyPage表示
3. MyPageから編集
4. 編集された内容で、状況が受注になると自動採番

フォームブリッジの回答後の自動処理で、自動採番処理という設定があります。処理条件などを設定すれば、フィールドの値によって自動採番処理を実行するかしないかを制御可能となります。

kintoneで自動採番の方法は色々あり、実現したい裁判処理によってはカスタマイズが必要となります。ただ、手動で採番することを考えれば、カスタマイズの労力やkintone連携サービスの活用の方はコストパフォーマンス良いかと思います。