病院や介護現場の面会管理をキントーンでアプリ化する方法

病院や介護施設に面会に行ったことありますか？面会の管理って何でされていますか？紙やノートだと管理しにくいなと思っているのであれば、キントーンで面会管理してみてもいいのでは？

【日程調整やZoomリンク生成、会議議事録準備までを自動化】YouTube

直接面会が難しくなっている

病院に入院中でも、介護施設に入所中でも定期的に本人、家族とスタッフがお話をする機会が設けられます。カンファレンスや担当者会議と呼び方は違ってきますが、開催されます。

今後の治療方針の共有や、ケアプランの同意など開催する理由も様々です。

定期的開催と言っても基本は1ヶ月単位

昨日家族さんとも話をしたけど、今日本人さんと話をしてもう1度家族さんにも話しておきたいな〜と定期開催だけでは対応できないこともあります。

と受付にお願いすることも多々あります。

会いたいのは家族だけではない

入院している場合、会いに来るのは家族だけではありません。介護保険サービスを利用されている場合、在宅で介護サービスを調整されているケアマネジャーさんや、入院前に介護施設に入所されていたのであれば介護施設の職員さんが面会に来られることもあります。

今の状態はどんな感じか、治療経過は？退院されてからどういった支援が必要かを事前に検討するためにも入院中の状態を把握しておく必要があります。

勿論病院側も、退院時にはこういった支援が必要だと話をしておきたい。定期的な会議以外でも、状態や状況が変わってきますので、

これで完璧か！？いいえ完璧ではないんです

人は忘れる、そしてスルーする

まず、受付に声をかけることを忘れてるときがあります

そして、受付もバタバタしていて来院されたことを伝え忘れることがあります

更に、受付スルーな病院もあったりします

あるあるです。kintoneでどないかできないもんかな・・・

受付管理をkintoneで

kintoneはグループウェア

なら、面会中の方をレコード一覧に表示するようにすればいいんじゃないか？リアルタイムで今面会している家族が分かるのでは？

それが出来ればケアマネジャーとかも同じように把握できるんじゃ？

面会に来たら通知するように設定すれば・・・やってみましょう

今回は病院を舞台に、現在入院している方を把握するアプリと面会記録アプリの2つのアプリを作成し、ルックアップ機能や無料プラグインを使って出来るだけ職員負担なく面会管理を出来るようにしてみます。

受付時に記録をすると思いますので、それをkintoneにして現場が確認できたり、通知できれば電話をする手間が省けるかもしれない・・・

誰が入院している？居室情報アプリを作成

まずは、今入院している人を把握するアプリを作っていきます。

• 患者名(文字列1行)
• 居室番号(数値)
• ベッド番号(数値)
• 担当(ユーザー選択)

これらを入力するフィールドを配置します。

なぜベッド番号？と思う人がいるかもしれません。病院や介護施設は全て個室のみではなく、4人部屋などの多床室と呼ばれるお部屋もありますので、今回はベッド番号を入力しています。

担当者はユーザー選択フィールドで、通知する際に利用します。

プロセス管理で入退院管理

フィールド配置としてはありません。

でも、入院中の方だけを一覧で表示することは可能です。

キンボウズが大好きなプロセス管理機能を利用しています。

実際運用しているプロセスはもっと複雑なんですが、今回はざっくりとしたステータスで管理してみます。

入院したら、入院中のボタンをポチ、退院したら退院をポチ

予定通りに入退院するか分からないこともあるので、入院退院のkintone処理は手作業が良いと自分は思います。

居室情報アプリを確認すれば、今どの居室に誰が入院しているか把握することが出来るようになりました。居室情報アプリのレコードを利用して、どの患者さんのところに面会の方が来ているのか把握できるようにしてみます。

面会に来てる？kintoneアプリを作ってみる

配置するフィールドとしては、

• 面会名札No(数値)
• 居室番号(ルックアップ)
• ベッド番号(数値：ほかのフィールドのコピー)
• 利用者名(文字列1行：ほかのフィールドのコピー)
• 担当(ユーザー選択：ほかのフィールドのコピー)

と、こんな感じでフィールドを配置しています。

ちなみに、面会札番号まで入力するのは、面会に来られている方の顔が分からなくても面会札の番号見れば分かるんじゃないかという妄想と、面会札がちゃんと返却されているか数える作業が面倒くさいので・・・

最初に作った居室情報アプリをルックアップ設定の関連付けるアプリに設定しています。

居室番号に101と入力すれば、101号室に入院している患者さんの名前が表示されるので後は選択するだけ。

家族さんと話をし終わったらレコードを保存し、こちらのアプリでもプロセス管理を使って面会中⇒面会終了といった流れでステータスを進めていきます。

レコード保存後に面会中のボタンをポチる。面会札を返却し、お帰りになられたら面会終了のボタンをポチる。

レコード一覧にはステータスが面会中だけを表示するようにすれば、現在面会に来られている方だけを確認することが出来ます。

レコード保存時にステータスを面会中に進めておきたい

私の知識では、レコードを保存して、プロセス管理で設定したアクションを実行しなければステータスが変わっていかない

しかし、ねばまいというブログの管理者Teruさんが作成したプロセスGOというプラグインを利用すれば、新規レコード保存時に設定したプロセスを自動で進めることができる！！

ということで、レコード保存時にステータスを面会中になるようにプラグインを使って設定しておきます。これで、アクション忘れを防ぐことが出来ます。

担当している患者さんに面会が来たら通知する

社用スマホを支給されているとか、常にPCを開いているなど通知をリアルタイムで活用できる環境にあるのであれば担当の患者さんが面会中になった際通知が来ると便利かもしれません。

レコードの条件通知で、レコードの条件をステータスが面会中になった時、通知先を担当（ユーザー選択）と設定します。

これで、面会中となった患者さんの担当に選択されたユーザーに「面会に来られました」と通知が入ります。

こんな感じで通知が入ります。kintoneアプリをスマホに入れていればより活用できますね。

まとめ

kintoneだったら、複数名で受付を対応していても同時にレコードを登録することが出来ます。

一覧表示で101号室〜110号室までを表示させたいとか、ステータス管理しておけば、あとで来院時間を確認することも出来ますね。

まぁ、報連相がしっかりしていると必要のないツールでしょうが

って現場でよくあるので、こんなkintoneアプリもありかと思います。

kintoneに入力するのが大変？

基本的に人対人なので、しっかりと顔を見て受付対応できればいいなと思いますが、大病院だと対応が困難なケースもあるでしょう。

いちいちパソコンに受付職員がレコードを入力しなくても、家族さんに退院する前ICカード(FeliCa)を渡しておき、受付時に対応リーダーにカードをタッチさせる。タッチさせた際に読み込んだ情報をkintoneに飛ばすことが出来るらしいので、それなら職員の負担を軽減できるかもしれません。

kintone hive osakaのkintone hackでFelicaタッチのお話をされていた登壇者がいらっしゃったので、登壇記事がどこかでアップされたらリンク貼っておきます。

また、多分同じ様な仕組みでkinconeという、出勤時と退勤時に従業員がIC定期券をタッチするだけで勤怠情報を管理しkintoneにもデータを飛ばせるサービスがあったのでリンク貼っておきます。